Cosa scrivere nel referto di restauro di una carta

Il referto è l'ultimo documento che il cliente riceve, e quello che resta con la carta anche quando cambia proprietario. Un referto fatto bene rende il tuo lavoro verificabile; uno fatto male, o non fatto, lascia la tua parola contro quella di chiunque, fra sei mesi, dirà che la carta non era così.

Scritto a mano, un referto completo richiede più di un'ora per una carta. Questa guida propone una struttura che regge, e che si può compilare mentre si lavora invece che la sera.

La struttura in sei parti

1. Chi e cosa

Nome dello studio, cliente, codice della commissione e della scheda, data. Poi l'identità della carta: gioco, set, numero, lingua, edizione, eventuale grading già presente, valore dichiarato dal cliente.

2. Le condizioni all'arrivo

L'elenco dei difetti trovati alla diagnosi, numerati e posizionati: «difetto 1: whitening, bordo destro del retro, livello 2». Accanto, le fotografie iniziali in luce diffusa e radente, con i numeri riportati sull'immagine.

3. Il piano

Cosa avevi deciso di fare su ogni difetto e con quale rischio dichiarato, così come compariva nel preventivo definitivo accettato dal cliente.

4. Gli interventi

Per ogni difetto trattato: la procedura, i materiali, i tempi, i parametri. Non serve rivelare ogni segreto del mestiere, ma deve essere chiaro che cosa è stato fatto sulla carta.

5. L'esito, difetto per difetto

La parte più importante. Per ogni difetto uno di quattro esiti, sempre gli stessi:

• risolto;
• migliorato;
• invariato;
• non trattato, con il motivo.

Usare sempre le stesse quattro parole rende i referti confrontabili fra loro e impossibili da leggere come una promessa.

6. Prima e dopo

Le fotografie finali con la stessa inquadratura, la stessa luce e la stessa distanza di quelle iniziali, affiancate. Il confronto mostra anche quello che non è cambiato: è ciò che lo rende credibile. Come scattarle è spiegato nella guida sulle fotografie dei difetti.

Le stime vanno in una sezione a parte

Se il cliente ti chiede un parere su come potrebbe andare al grading, puoi darlo, ma separato dal resto del referto e chiamato con il suo nome: una stima tecnica. Nessun restauro garantisce un voto, e le società di grading possono rifiutare o segnalare una carta che mostra segni di intervento. Scriverlo nel documento protegge te prima ancora del cliente.

Il linguaggio

• Descrivi, non vendere: «il graffio 3 è ancora visibile in luce radente» vale più di «risultato eccellente».
• Evita «come nuova», «perfetta», «ripristino totale».
• Usa le stesse parole del preventivo: se era «difetto 4, dent», nel referto è ancora «difetto 4, dent».

Il referto non si modifica

Una volta consegnato, il referto è quello. Se scopri un errore, emetti una versione nuova che dice cosa correggi, e tieni la precedente in archivio. È la regola che rende un documento degno di fiducia.

Come lo fa Registro

In Registro il referto si genera dalla scheda della carta: i difetti segnati alla diagnosi, il piano, le lavorazioni registrate e le foto di ogni fase ci sono già. Al controllo finale segni l'esito di ogni difetto; il PDF esce col tuo marchio, nella lingua del cliente, e una volta inviato non si modifica. Le stime di valutazione restano in una sezione separata, dichiarate come tali. Più dettagli nella pagina sul referto di restauro.

Domande frequenti

Il referto va firmato?

È buona pratica: la firma, e il timbro dello studio se ne hai uno, dicono chi si assume la responsabilità di quanto scritto. In Registro firma e timbro si caricano una volta e compaiono su ogni documento.

Serve un referto anche per un lavoro piccolo?

Sì, anche breve. Una sola riga di esito e due fotografie bastano a chiudere una contestazione prima che nasca.

Devo dire nel referto quali prodotti ho usato?

Dipende da te. Indicare la categoria di intervento è sufficiente per la trasparenza; il dettaglio dei prodotti è una scelta professionale.