Spedire carte da collezione da restaurare, andata e ritorno

Ogni restauro a distanza comincia e finisce con un pacco. È il momento in cui una carta di valore passa per mani che non controlli, due volte. Un processo di spedizione chiaro protegge le carte, il cliente e te.

Prima di spedire: niente parte senza preventivo accettato

Il cliente dovrebbe spedire solo dopo aver accettato il preventivo preliminare. Solo allora gli dai l'indirizzo dello studio e le istruzioni di spedizione. Così eviti pacchi che arrivano senza preavviso, e carte di cui non sai ancora cosa fare.

L'imballo

Dai al cliente istruzioni scritte, le stesse ogni volta:

• ogni carta in una bustina morbida (penny sleeve), poi in un toploader o in una custodia rigida;
• i toploader chiusi con un nastro che si stacca senza lasciare residui, mai sulla carta;
• un cartoncino rigido ai lati per impedire le pieghe;
• una busta imbottita o una scatolina, non una busta di carta semplice;
• dentro il pacco, un foglio con il codice della commissione: se l'etichetta si stacca, sai lo stesso di chi è.

Tracciamento e assicurazione

• Chiedi sempre una spedizione tracciata, e fatti mandare il numero di tracciamento appena il pacco parte.
• Per carte di valore chiedi una spedizione assicurata per il valore dichiarato.
• Il valore dichiarato lo stabilisce il cliente: è quello che userai per l'assicurazione del ritorno. Non è una tua valutazione, e non va trattato come tale.

All'arrivo: il check-in

Quando il pacco arriva:

1. fotografa il pacco chiuso e poi aperto, prima di toccare le carte;
2. controlla che il numero di carte e le carte stesse corrispondano alla richiesta;
3. fotografa ogni carta così come è arrivata, prima di qualunque intervento;
4. comunica al cliente che le carte sono arrivate, e segnala subito qualunque differenza.

Le foto d'arrivo sono la tua tutela se una carta arriva danneggiata dal viaggio: senza, è impossibile distinguere un danno di trasporto da un danno di lavorazione.

Il ritorno

• Stesso standard dell'andata: bustina, toploader, cartoncino, busta imbottita.
• Spedizione tracciata e, per carte di valore, assicurata per il valore dichiarato.
• Il numero di tracciamento al cliente il giorno stesso.
• Insieme alle carte, o per email, il referto del lavoro.

Chiedi al cliente di confermare la ricezione: chiude la commissione in modo pulito.

Chi paga le spedizioni

Decidilo e scrivilo nelle tue condizioni: di solito l'andata è a carico del cliente e il ritorno è incluso nel preventivo, oppure indicato come voce separata. Quello che conta è che il cliente lo sappia prima di accettare.

Come lo fa Registro

In Registro l'indirizzo dello studio compare al cliente solo dopo che ha accettato il preventivo, insieme alle istruzioni di imballo. Il cliente registra dalla sua area corriere, numero di tracciamento e assicurazione; al check-in fotografi le carte d'arrivo dal telefono con il QR della scheda. Il ritorno ha il suo tracciamento, visibile al cliente senza che debba scriverti, e il cliente conferma la ricezione con un tocco. Il valore dichiarato resta sempre del cliente. Vedi anche il gestionale per restauratori di carte.

Domande frequenti

Posso rifiutare un pacco arrivato senza preavviso?

Puoi decidere le tue regole, ma scrivile nelle condizioni. In ogni caso fotografa il pacco e il contenuto all'arrivo prima di decidere.

Cosa faccio se una carta arriva danneggiata?

Fotografa subito pacco e carta, avvisa il cliente e non intervenire finché non avete deciso insieme cosa fare. Il reclamo al corriere spetta di norma a chi ha spedito.

Serve assicurare anche carte di poco valore?

Non sempre; ma il tracciamento sì, sempre. Stabilisci una soglia di valore dichiarato oltre la quale l'assicurazione è obbligatoria e scrivila nelle condizioni.