Sammelkarten zur Restaurierung verschicken, hin und zurück

Jede Restaurierung auf Distanz beginnt und endet mit einem Paket. Es ist der Moment, in dem eine wertvolle Karte durch Hände geht, die du nicht kontrollierst – zweimal. Ein klarer Versandablauf schützt die Karten, den Kunden und dich.

Vor dem Versand: Nichts geht raus ohne angenommenen Voranschlag

Der Kunde sollte erst verschicken, wenn er den vorläufigen Kostenvoranschlag angenommen hat. Erst dann bekommt er die Adresse des Ateliers und die Versandhinweise. So vermeidest du Pakete ohne Vorankündigung und Karten, bei denen du noch nicht weißt, was damit geschehen soll.

Die Verpackung

Gib dem Kunden schriftliche Hinweise, immer dieselben:

• jede Karte in eine weiche Hülle (Penny Sleeve), dann in einen Toploader oder eine feste Hülle;
• Toploader mit einem Band verschließen, das sich rückstandsfrei ablöst, nie auf die Karte;
• ein fester Karton auf beiden Seiten gegen Knicke;
• ein gepolsterter Umschlag oder eine kleine Schachtel, kein einfacher Papierumschlag;
• im Paket ein Zettel mit dem Auftragscode: Löst sich das Etikett, weißt du trotzdem, wem es gehört.

Sendungsverfolgung und Versicherung

• Verlange immer einen verfolgbaren Versand und die Sendungsnummer, sobald das Paket unterwegs ist.
• Für wertvolle Karten verlange einen versicherten Versand in Höhe des angegebenen Werts.
• Den angegebenen Wert legt der Kunde fest: Er ist die Grundlage für die Versicherung des Rückversands. Er ist nicht deine Bewertung und sollte auch nicht so behandelt werden.

Bei Ankunft: die Eingangskontrolle

Wenn das Paket ankommt:

1. fotografiere das Paket geschlossen und dann geöffnet, bevor du die Karten berührst;
2. prüfe, ob Anzahl und Karten der Anfrage entsprechen;
3. fotografiere jede Karte so, wie sie angekommen ist, vor jedem Eingriff;
4. teile dem Kunden mit, dass die Karten angekommen sind, und melde Abweichungen sofort.

Die Ankunftsfotos schützen dich, wenn eine Karte auf dem Transport beschädigt wurde: Ohne sie lässt sich ein Transportschaden nicht von einem Bearbeitungsschaden unterscheiden.

Der Rückversand

• Gleicher Standard wie auf dem Hinweg: Hülle, Toploader, fester Karton, gepolsterter Umschlag.
• Verfolgbarer Versand und, bei wertvollen Karten, versichert in Höhe des angegebenen Werts.
• Die Sendungsnummer noch am selben Tag an den Kunden.
• Mit den Karten oder per E-Mail der Bericht über die Arbeit.

Bitte den Kunden, den Empfang zu bestätigen: Das schließt den Auftrag sauber ab.

Wer zahlt den Versand

Entscheide es und schreib es in deine Bedingungen: Meist trägt der Kunde den Hinweg, und der Rückversand ist im Voranschlag enthalten oder als eigene Position ausgewiesen. Wichtig ist, dass der Kunde es vor der Zustimmung weiß.

So macht es Registro

In Registro sieht der Kunde die Adresse des Ateliers erst nach der Annahme des Voranschlags, zusammen mit den Verpackungshinweisen. Der Kunde trägt in seinem Bereich Versanddienst, Sendungsnummer und Versicherung ein; bei der Eingangskontrolle fotografierst du die ankommenden Karten mit dem Handy über den QR-Code der Akte. Der Rückversand hat seine eigene Sendungsverfolgung, für den Kunden sichtbar, ohne dass er dir schreiben muss, und er bestätigt den Empfang mit einem Tipp. Der angegebene Wert bleibt immer der des Kunden. Siehe auch die Software für Kartenrestauratoren.

Häufige Fragen

Darf ich ein unangekündigtes Paket ablehnen?

Du kannst deine eigenen Regeln festlegen, aber schreib sie in deine Bedingungen. Fotografiere in jedem Fall Paket und Inhalt bei Ankunft, bevor du entscheidest.

Was tun, wenn eine Karte beschädigt ankommt?

Fotografiere sofort Paket und Karte, informiere den Kunden und fang nicht an, bevor ihr gemeinsam entschieden habt. Die Reklamation beim Versanddienst liegt normalerweise beim Absender.

Müssen auch Karten mit geringem Wert versichert werden?

Nicht immer; eine Sendungsverfolgung aber immer. Lege eine Wertgrenze fest, ab der die Versicherung Pflicht ist, und schreib sie in deine Bedingungen.