Enviar cartas de colección para restaurar, ida y vuelta

Toda restauración a distancia empieza y termina con un paquete. Es el momento en que una carta de valor pasa por manos que no controlas, dos veces. Un proceso de envío claro protege las cartas, al cliente y a ti.

Antes del envío: nada sale sin presupuesto aceptado

El cliente solo debería enviar después de aceptar el presupuesto preliminar. Solo entonces le das la dirección del taller y las instrucciones de envío. Así evitas paquetes que llegan sin aviso, y cartas con las que todavía no sabes qué hacer.

El embalaje

Da al cliente instrucciones por escrito, siempre las mismas:

• cada carta en una funda blanda (penny sleeve), y luego en un toploader o funda rígida;
• los toploaders cerrados con una cinta que se despegue sin dejar restos, nunca sobre la carta;
• un cartón rígido a cada lado para evitar pliegues;
• un sobre acolchado o una cajita, no un simple sobre de papel;
• dentro del paquete, una nota con el código del encargo: si la etiqueta se despega, sigues sabiendo de quién es.

Seguimiento y seguro

• Pide siempre un envío con seguimiento, y el número de seguimiento en cuanto salga el paquete.
• Para cartas de valor, pide un envío asegurado por el valor declarado.
• El valor declarado lo fija el cliente: es el que usarás para asegurar la devolución. No es tu valoración, y no debe tratarse como tal.

A la llegada: el control

Cuando llega el paquete:

1. fotografía el paquete cerrado y luego abierto, antes de tocar las cartas;
2. comprueba que el número de cartas y las propias cartas coinciden con la solicitud;
3. fotografía cada carta tal como ha llegado, antes de cualquier intervención;
4. avisa al cliente de que las cartas han llegado, y señala enseguida cualquier diferencia.

Las fotos de llegada te protegen si una carta llega dañada por el transporte: sin ellas es imposible distinguir un daño del transporte de un daño durante el trabajo.

La devolución

• El mismo cuidado que a la ida: funda, toploader, cartón rígido, sobre acolchado.
• Envío con seguimiento y, para cartas de valor, asegurado por el valor declarado.
• El número de seguimiento al cliente el mismo día.
• Con las cartas, o por correo, el informe del trabajo.

Pide al cliente que confirme la recepción: cierra el encargo limpiamente.

Quién paga el envío

Decídelo y escríbelo en tus condiciones: normalmente la ida la paga el cliente y la vuelta va incluida en el presupuesto, o aparece como concepto aparte. Lo importante es que el cliente lo sepa antes de aceptar.

Cómo lo hace Registro

En Registro la dirección del taller solo aparece al cliente después de que acepte el presupuesto, junto con las instrucciones de embalaje. El cliente anota desde su área el transportista, el número de seguimiento y el seguro; en el control de llegada fotografías las cartas desde el móvil con el QR de la ficha. La devolución tiene su propio seguimiento, visible para el cliente sin que tenga que escribirte, y el cliente confirma la recepción con un toque. El valor declarado sigue siendo siempre del cliente. Consulta también el software para restauradores de cartas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo rechazar un paquete que llega sin aviso?

Puedes fijar tus propias normas, pero escríbelas en tus condiciones. En cualquier caso, fotografía el paquete y su contenido a la llegada antes de decidir.

¿Qué hago si una carta llega dañada?

Fotografía enseguida el paquete y la carta, avisa al cliente y no intervengas hasta que decidáis juntos qué hacer. La reclamación al transportista suele corresponder a quien envía.

¿Hay que asegurar también las cartas de poco valor?

No siempre; el seguimiento, en cambio, siempre. Fija un umbral de valor declarado a partir del cual el seguro es obligatorio y escríbelo en tus condiciones.