Expédier des cartes à collectionner pour restauration, aller et retour

Toute restauration à distance commence et se termine par un colis. C'est le moment où une carte de valeur passe entre des mains que vous ne contrôlez pas, deux fois. Un processus d'expédition clair protège les cartes, le client et vous.

Avant l'envoi : rien ne part sans devis accepté

Le client ne devrait expédier qu'après avoir accepté le devis préliminaire. C'est seulement alors que vous lui donnez l'adresse de l'atelier et les consignes d'envoi. Vous évitez ainsi les colis qui arrivent sans prévenir, et les cartes dont vous ne savez pas encore quoi faire.

L'emballage

Donnez au client des consignes écrites, toujours les mêmes :

• chaque carte dans une pochette souple (penny sleeve), puis dans un toploader ou un étui rigide ;
• les toploaders fermés avec un ruban qui s'enlève sans laisser de résidu, jamais sur la carte ;
• un carton rigide de chaque côté pour éviter les plis ;
• une enveloppe matelassée ou une petite boîte, pas une simple enveloppe papier ;
• dans le colis, une feuille avec le code de la commande : si l'étiquette se décolle, vous savez quand même à qui il appartient.

Suivi et assurance

• Demandez toujours un envoi suivi, et le numéro de suivi dès le départ du colis.
• Pour les cartes de valeur, demandez un envoi assuré pour la valeur déclarée.
• La valeur déclarée est fixée par le client : c'est celle que vous utiliserez pour assurer le retour. Ce n'est pas votre évaluation, et elle ne doit pas être traitée comme telle.

À l'arrivée : le contrôle

Quand le colis arrive :

1. photographiez le colis fermé puis ouvert, avant de toucher les cartes ;
2. vérifiez que le nombre de cartes et les cartes elles-mêmes correspondent à la demande ;
3. photographiez chaque carte telle qu'elle est arrivée, avant toute intervention ;
4. prévenez le client que les cartes sont arrivées, et signalez tout de suite la moindre différence.

Les photos d'arrivée vous protègent si une carte arrive abîmée par le transport : sans elles, impossible de distinguer un dommage de transport d'un dommage de travail.

Le retour

• Même soin qu'à l'aller : pochette, toploader, carton rigide, enveloppe matelassée.
• Envoi suivi et, pour les cartes de valeur, assuré pour la valeur déclarée.
• Le numéro de suivi au client le jour même.
• Avec les cartes, ou par e-mail, le rapport du travail.

Demandez au client de confirmer la réception : cela clôt proprement la commande.

Qui paie l'expédition

Décidez-le et écrivez-le dans vos conditions : en général l'aller est à la charge du client et le retour est inclus dans le devis, ou indiqué comme ligne séparée. L'important est que le client le sache avant d'accepter.

Comment le fait Registro

Dans Registro, l'adresse de l'atelier n'apparaît au client qu'après l'acceptation du devis, avec les consignes d'emballage. Le client indique depuis son espace le transporteur, le numéro de suivi et l'assurance ; au contrôle d'arrivée, vous photographiez les cartes depuis le téléphone avec le QR code de la fiche. Le retour a son propre suivi, visible par le client sans qu'il ait à vous écrire, et le client confirme la réception d'un geste. La valeur déclarée reste toujours celle du client. Voir aussi le logiciel des restaurateurs de cartes.

Questions fréquentes

Puis-je refuser un colis arrivé sans prévenir ?

Vous pouvez fixer vos règles, mais écrivez-les dans vos conditions. Dans tous les cas, photographiez le colis et son contenu à l'arrivée avant de décider.

Que faire si une carte arrive abîmée ?

Photographiez tout de suite colis et carte, prévenez le client et n'intervenez pas avant d'avoir décidé ensemble. La réclamation auprès du transporteur revient normalement à l'expéditeur.

Faut-il assurer aussi les cartes de faible valeur ?

Pas toujours ; le suivi, en revanche, toujours. Fixez un seuil de valeur déclarée au-delà duquel l'assurance est obligatoire et écrivez-le dans vos conditions.