Come organizzare uno studio di restauro di carte, dalla richiesta alla consegna

Quando le carte sono poche, tutto sta in testa. Quando diventano venti al mese, da clienti diversi, in lotti che arrivano e partono in giorni diversi, la testa non basta più: serve un percorso uguale per ogni lavoro, in cui ogni fase ha un inizio, una fine e una cosa da fare dopo.

Questa è la sequenza che usiamo in Spark & Polish, e che Registro mette in un software. Funziona anche su carta.

Tre livelli, non una lista

Prima delle fasi, l'ordine delle cose:

• il cliente è la persona, con la sua lingua e lo storico di quello che ti ha affidato;
• la commissione è il lotto di carte di una singola spedizione, con il suo preventivo, la sua spedizione e il suo pagamento;
• la carta è dove sta il lavoro: ognuna ha la sua scheda.

Un cliente può avere più commissioni negli anni; una commissione contiene una o più carte. Tenere separati i tre livelli evita la confusione più comune: il preventivo di una carta finito nella commissione sbagliata.

Le dieci fasi

1. Richiesta

Il cliente descrive le carte e manda le fotografie. Le informazioni minime: nome della carta, set, lingua, fronte e retro, una macro di ogni difetto, il valore dichiarato. Una richiesta incompleta costa più tempo di quanto ne risparmia.

2. Preventivo preliminare

La stima sulle foto, con i limiti dichiarati. Il cliente accetta o rifiuta. Come costruirlo è nella guida su come fare un preventivo di restauro.

3. Spedizione

Solo dopo l'accettazione il cliente riceve l'indirizzo e le istruzioni di imballo, e spedisce con tracciamento. Dettagli nella guida sulle spedizioni.

4. Check-in

Il pacco arriva: foto del pacco, controllo del contenuto, foto di ogni carta così com'è arrivata, conferma al cliente.

5. Diagnosi

Con la carta in mano e la luce radente confermi i difetti visti in foto, trovi quelli nuovi, li numeri e li posizioni sulla fotografia.

6. Piano e preventivo definitivo

Per ogni difetto decidi cosa fare, con quale rischio, e cosa scegli di non trattare. Il preventivo definitivo sostituisce il preliminare e va accettato di nuovo.

7. Lavorazione

Registri ogni intervento mentre lo fai: procedura, materiali, tempi. Farlo la sera, a memoria, è il modo più sicuro per dimenticare qualcosa.

8. Controllo finale

Foto finali con le stesse inquadrature di quelle iniziali, ed esito di ogni difetto: risolto, migliorato, invariato, non trattato.

9. Referto

Il documento che chiude il lavoro, con il confronto prima e dopo. Cosa scriverci è nella guida sul referto di restauro.

10. Pagamento e chiusura

Registri il pagamento, rispedisci le carte con tracciamento, il cliente conferma la ricezione, la commissione si archivia. La storia di ogni carta resta consultabile.

Tre regole che tengono tutto insieme

1. Ogni fase finisce con un'azione per qualcuno. Se alla fine di una fase nessuno sa cosa fare dopo, la commissione si ferma senza che nessuno se ne accorga.
2. Il cliente non deve chiedere a che punto sei. Se lo chiede, l'informazione non gli è arrivata. Un aggiornamento a ogni cambio di fase costa meno di dieci risposte.
3. Niente si cancella. Un preventivo superato, una foto venuta male, un referto corretto: tutto resta in archivio con la data. È quello che rende il tuo lavoro difendibile.

Come lo fa Registro

In Registro ogni commissione avanza per queste dieci fasi e mostra sempre la prossima azione. Le fasi avanzano da sole quando succede qualcosa (il cliente accetta, le carte arrivano, il referto parte) e puoi correggerle a mano. Il cliente segue lo stato dalla sua area, con gli aggiornamenti che decidi di rendere visibili; le tue note interne restano tue. Vedi il gestionale per restauratori di carte.

Domande frequenti

Posso saltare delle fasi?

Sì, quando il lavoro lo consente: una carta portata a mano non ha spedizione, un lavoro semplice può avere un solo preventivo. Le fasi sono un percorso, non un obbligo burocratico.

Quante carte può contenere una commissione?

Tutte quelle di una singola spedizione. Tenere una commissione per spedizione rende semplice collegare pacchi, pagamenti e documenti.

Come gestisco più collaboratori?

Ognuno con il suo accesso: in Registro gli operatori sono illimitati in ogni piano, e ogni dato registra chi l'ha inserito e quando.