Ein Atelier für Kartenrestaurierung organisieren, von der Anfrage bis zur Rückgabe

Bei wenigen Karten passt alles in den Kopf. Bei zwanzig im Monat, von verschiedenen Kunden, in Sendungen, die an verschiedenen Tagen ankommen und abgehen, reicht der Kopf nicht mehr: Du brauchst für jeden Auftrag denselben Weg, auf dem jede Phase einen Anfang, ein Ende und einen nächsten Schritt hat.

Das ist die Abfolge, die wir bei Spark & Polish verwenden und die Registro in Software übersetzt. Sie funktioniert auch auf Papier.

Kurz gesagt. Halte Kunde, Auftrag und Karte getrennt; führe jede Arbeit durch dieselben Phasen; beende jede Phase mit einer Aufgabe für jemanden. Der Kunde soll nie fragen müssen, wie weit du bist, und nichts wird gelöscht.

Drei Ebenen, keine Liste

Vor den Phasen die Ordnung der Dinge:

• der Kunde ist die Person, mit ihrer Sprache und allem, was sie dir anvertraut hat;
• der Auftrag ist die Sendung Karten einer Lieferung, mit Voranschlag, Versand und Zahlung;
• die Karte ist der Ort der Arbeit: Jede hat ihre eigene Akte.

Ein Kunde kann über die Jahre mehrere Aufträge haben; ein Auftrag enthält eine oder mehrere Karten. Die drei Ebenen getrennt zu halten, vermeidet die häufigste Verwechslung: den Voranschlag einer Karte im falschen Auftrag.

Die zehn Phasen

1. Anfrage

Der Kunde beschreibt die Karten und schickt Fotos. Das Minimum: Kartenname, Set, Sprache, Vorder- und Rückseite, ein Makro jedes Mangels, der angegebene Wert. Eine unvollständige Anfrage kostet mehr Zeit, als sie spart.

2. Vorläufiger Kostenvoranschlag

Die Schätzung anhand der Fotos, mit ihren erklärten Grenzen. Der Kunde nimmt an oder lehnt ab. Wie man ihn aufbaut, steht im Ratgeber So schreibst du einen Kostenvoranschlag.

3. Versand

Erst nach der Annahme bekommt der Kunde Adresse und Verpackungshinweise und verschickt mit Sendungsverfolgung. Details im Ratgeber zum Versand.

4. Eingang

Das Paket kommt an: Foto des Pakets, Prüfung des Inhalts, Foto jeder Karte im Ankunftszustand, Bestätigung an den Kunden.

5. Diagnose

Mit der Karte in der Hand und im Streiflicht bestätigst du die auf den Fotos gesehenen Mängel, findest neue, nummerierst sie und platzierst sie auf dem Foto.

6. Plan und endgültiger Voranschlag

Für jeden Mangel entscheidest du, was du tust, mit welchem Risiko, und was du bewusst nicht behandelst. Der endgültige Voranschlag ersetzt den vorläufigen und muss erneut angenommen werden.

7. Bearbeitung

Du erfasst jeden Eingriff, während du ihn machst: Verfahren, Materialien, Zeit. Es abends aus dem Gedächtnis zu tun, ist der sicherste Weg, etwas zu vergessen.

8. Abschlusskontrolle

Abschlussfotos mit demselben Ausschnitt wie am Anfang, und das Ergebnis jedes Mangels: behoben, verbessert, unverändert, nicht behandelt.

9. Bericht

Das Dokument, das die Arbeit abschließt, mit dem Vorher-nachher-Vergleich. Was hineingehört, steht im Ratgeber zum Restaurierungsbericht.

10. Zahlung und Abschluss

Du erfasst die Zahlung, schickst die Karten mit Sendungsverfolgung zurück, der Kunde bestätigt den Empfang, der Auftrag wird archiviert. Die Geschichte jeder Karte bleibt abrufbar.

Drei Regeln, die alles zusammenhalten

1. Jede Phase endet mit einer Aufgabe für jemanden. Weiß am Ende einer Phase niemand, was als Nächstes kommt, bleibt der Auftrag stehen, ohne dass es jemand merkt.
2. Der Kunde soll nicht fragen müssen, wie weit du bist. Fragt er, ist die Information nicht bei ihm angekommen. Eine Nachricht bei jedem Phasenwechsel kostet weniger als zehn Antworten.
3. Nichts wird gelöscht. Ein ersetzter Voranschlag, ein misslungenes Foto, ein korrigierter Bericht: Alles bleibt mit Datum im Archiv. Das macht deine Arbeit verteidigbar.

So macht es Registro

In Registro folgt jeder Auftrag diesen Phasen als geführter Ablauf: Der Auftrag zeigt die aktuelle Etappe, die erledigten Schritte und den, der jetzt dran ist, mit einem einzigen Button dafür. Ist ein Schritt erledigt, geht der Auftrag von selbst zum nächsten. Wird ein Schritt nicht gebraucht, überspringst du ihn ausdrücklich: Das bleibt im internen Verlauf stehen, und der Kunde bekommt für diesen Schritt keine E-Mail. Der Kunde verfolgt den Stand in seinem Bereich; deine internen Notizen bleiben deine. Siehe die Software für Kartenrestauratoren.

Häufige Fragen

Kann ich Phasen überspringen?

Ja, wenn die Arbeit es zulässt: Eine persönlich gebrachte Karte hat keinen Versand, eine einfache Arbeit kann einen einzigen Kostenvoranschlag haben. In Registro überspringst du einen Schritt ausdrücklich, auf Wunsch mit Grund: Er bleibt im Verlauf, und hast du dich vertan, gehst du einen Schritt zurück.

Wie viele Karten kann ein Auftrag enthalten?

Alle aus einer Sendung. Ein Auftrag pro Sendung macht es einfach, Pakete, Zahlungen und Dokumente zusammenzuführen.

Wie organisiere ich mehrere Mitarbeitende?

Jede und jeder mit eigenem Zugang: In Registro sind Mitarbeitende in jedem Tarif unbegrenzt, und jeder Eintrag speichert, wer ihn wann gemacht hat.