Cómo organizar un taller de restauración de cartas, de la solicitud a la entrega

Cuando las cartas son pocas, todo cabe en la cabeza. Cuando son veinte al mes, de clientes distintos, en lotes que llegan y se van en días distintos, la cabeza ya no basta: hace falta el mismo recorrido para cada trabajo, en el que cada fase tiene un principio, un final y un paso siguiente.

Esta es la secuencia que usamos en Spark & Polish, y la que Registro convierte en software. También funciona en papel.

En breve. Mantén separados cliente, encargo y carta; haz pasar cada trabajo por las mismas fases; cierra cada fase con una acción para alguien. El cliente nunca debe preguntarte en qué punto estás, y nada se borra.

Tres niveles, no una lista

Antes de las fases, el orden de las cosas:

• el cliente es la persona, con su idioma y el historial de lo que te ha confiado;
• el encargo es el lote de cartas de un mismo envío, con su presupuesto, su envío y su pago;
• la carta es donde está el trabajo: cada una tiene su ficha.

Un cliente puede tener varios encargos a lo largo de los años; un encargo contiene una o más cartas. Mantener separados los tres niveles evita la confusión más habitual: el presupuesto de una carta en el encargo equivocado.

Las diez fases

1. Solicitud

El cliente describe las cartas y envía las fotos. Lo mínimo: nombre de la carta, expansión, idioma, anverso y reverso, una macro de cada defecto, el valor declarado. Una solicitud incompleta cuesta más tiempo del que ahorra.

2. Presupuesto preliminar

La estimación sobre fotos, con sus límites declarados. El cliente acepta o rechaza. Cómo construirlo está en la guía sobre cómo hacer un presupuesto de restauración.

3. Envío

Solo después de aceptar, el cliente recibe la dirección y las instrucciones de embalaje, y envía con seguimiento. Detalles en la guía sobre los envíos.

4. Llegada

Llega el paquete: foto del paquete, comprobación del contenido, foto de cada carta tal como llegó, confirmación al cliente.

5. Diagnóstico

Con la carta en la mano y con luz rasante confirmas los defectos vistos en foto, encuentras otros nuevos, los numeras y los sitúas en la foto.

6. Plan y presupuesto definitivo

Para cada defecto decides qué hacer, con qué riesgo, y qué decides no tratar. El definitivo sustituye al preliminar y hay que aceptarlo de nuevo.

7. Trabajo

Registras cada intervención mientras la haces: procedimiento, materiales, tiempo. Hacerlo por la noche de memoria es la forma más segura de olvidar algo.

8. Control final

Fotos finales con el mismo encuadre que las iniciales, y el resultado de cada defecto: resuelto, mejorado, sin cambios, no tratado.

9. Informe

El documento que cierra el trabajo, con la comparación antes y después. Qué poner en él está en la guía sobre el informe de restauración.

10. Pago y cierre

Registras el pago, devuelves las cartas con seguimiento, el cliente confirma la recepción y el encargo se archiva. La historia de cada carta sigue disponible.

Tres reglas que lo sostienen todo

1. Cada fase termina con una acción para alguien. Si al final de una fase nadie sabe qué viene después, el encargo se para sin que nadie se dé cuenta.
2. El cliente no debería tener que preguntar cómo va. Si pregunta, es que la información no le ha llegado. Un aviso en cada cambio de fase cuesta menos que diez respuestas.
3. Nada se borra. Un presupuesto sustituido, una foto fallida, un informe corregido: todo queda en el archivo con su fecha. Eso es lo que hace defendible tu trabajo.

Cómo lo hace Registro

En Registro cada expediente sigue estas fases como un recorrido guiado: muestra la etapa en curso, los pasos ya hechos y el que toca ahora, con un solo botón para hacerlo. Terminado un paso, el expediente pasa solo al siguiente. Si un paso no hace falta, lo saltas diciéndolo: queda anotado en el historial interno y el cliente no recibe email por ese paso. El cliente sigue el estado desde su área; tus notas internas son solo tuyas. Mira el software para restauradores de cartas.

Preguntas frecuentes

¿Puedo saltarme fases?

Sí, cuando el trabajo lo permite: una carta entregada en mano no tiene envío, un trabajo sencillo puede tener un solo presupuesto. En Registro saltas un paso diciéndolo, con el motivo si quieres: queda en el historial, y si lo saltaste por error vuelves al paso anterior.

¿Cuántas cartas puede tener un encargo?

Todas las de un mismo envío. Un encargo por envío hace fácil relacionar paquetes, pagos y documentos.

¿Cómo organizo a varios colaboradores?

Cada uno con su acceso: en Registro los colaboradores son ilimitados en todos los planes, y cada dato registra quién lo introdujo y cuándo.